Inforay Budgetplanner

• Overige sectoren

• Processen

• Budgetplanner
• Consolidatie
• Inkoopfactuurcontrole
• Planbord
• Telray

• Overheid

• Handel en
  (project)industrie

• Financiële sector

• Partners

Download de brochure 'Inforay Budgetplanner'

Budgetteren op niveau

Voor ondernemingen waarin begrotingen worden gemaakt op meerdere organisatieniveaus, is Budgetplanner een overzichtelijke totaaloplossing voor het efficiënt invoeren, accorderen, aggregeren en monitoren van budgetten. Stop met het arbeidsintensieve, tijdrovende en foutgevoelige gebruik van spreadsheets voor uw bedrijfsbegroting. Met Budgetplanner heeft u alle functies voor iedereen bij elkaar in één toegankelijke web-applicatie. Hierdoor kunt u zowel sneller als beter budgetteren, en online de voortgang van het proces bewaken. Budgetplanner is volledig op uw situatie af te stemmen en heeft een gunstige Total Cost of Ownership. De investering in Budgetplanner drukt niet zwaar op uw budget en is snel terugverdiend door verbetering van het begrotingsproces.

Schipperen met spreadsheets

Vraag: hoe komt in een gemiddelde onderneming de jaarlijkse begroting tot stand? Antwoord: met moeite. Heel veel moeite, heel veel tijd en meestal heel veel spreadsheets. Vooral in ondernemingen waarin budgetten bottom-up worden bepaald, is het samenstellen van de begroting vaak een gigantische klus.

Neem bijvoorbeeld een organisatie met meerdere vestigingen, die zijn ondergebracht in regio’s, die weer verantwoording afleggen aan het hoofdkantoor. Het opstellen van de begroting begint dan dus bij de afzonderlijke vestigingen. Elke vestigingsmanager voert zijn eigen budgetcijfers in, natuurlijk in zijn eigen spreadsheet. Deze gaan vervolgens naar de regiomanagers, die de vestigingsbudgetten moeten accorderen. Vaak moet er nog wel wat worden bijgesteld, dus gaan de spreadsheets een paar keer heen en weer voor er van elk een definitieve versie is. De afzonderlijke vestigingsbudgetten worden dan samengevoegd tot één budget voor de regio, uiteraard ook weer in een spreadsheet. De spreadsheets van de regio’s worden ten slotte verzameld op het hoofdkantoor en na correctie en accordering volgt hieruit de totale bedrijfsbegroting.

Het mag duidelijk zijn dat een dergelijk begrotingsproces bijzonder arbeidsintensief en tijdrovend is. En foutgevoelig bovendien met al die verschillende versies van spreadsheets en handmatig geaggregeerde cijfers. U kunt zich de eindeloze discussies als gevolg hiervan zeker al wel voorstellen.

Online overzicht

Met Budgetplanner zijn discussies over budgetcijfers verleden tijd. Het aggregeren van de cijfers naar het volgende niveau gebeurt automatisch, waardoor fouten zijn uitgesloten. Iedereen werkt bovendien met één en dezelfde applicatie, en dus met dezelfde gegevens. Alleen het gebruik verschilt per rol.

Budgetplanner is een webapplicatie op basis van monitoringtechnologie. Medewerkers hebben vanaf elke plaats en op elk gewenst moment toegang tot de budgetcijfers. Om in te voeren, te accorderen, of om de voortgang te bewaken. Budgetplanner toont ook het budget van vorig jaar en de actuele gerealiseerde cijfers. Deze kunnen dienen als een uitgangspunt voor het bepalen van realistische budgetcijfers voor het komende jaar.

Mutaties die op het ene niveau worden ingevoerd, zijn direct (geaggregeerd) zichtbaar op de andere niveaus. De status van de begroting wijzigt automatisch mee en is direct online opvraagbaar. De doorlooptijd van het begrotingsproces is dus alleen nog afhankelijk van de beschikbaarheid van de medewerkers.

Budgetplanner is een betaalbare oplossing die snel is te implementeren en makkelijk is te onderhouden. Bovendien hebben eindgebruikers geen training nodig om ermee te kunnen werken. Tezamen resulteert dit in een zeer gunstige Total Cost of Ownership.

Uw nieuwe begrotingsproces

Door de intuïtieve interface is Budgetplanner gemakkelijk te bedienen. Elk scherm is volledig toegespitst op de gebruiker en bevat alleen relevante informatie. De invoerschermen zijn overzichtelijk opgedeeld per functionele eenheid. Vanuit de overzichtsschermen kan de gebruiker inzoomen op detailinformatie. Zo kan bijvoorbeeld een regiomanager precies achterhalen hoe de geaggregeerde regiocijfers zijn opgebouwd.

Zodra de vestigingsmanager begint met het invoeren van budgetcijfers, krijgt de betreffende deelbegroting de status “Bezig”. Tijdens het invoeren kan hij in elk scherm testberekeningen maken. Pas wanneer alle cijfers naar tevredenheid zijn, slaat hij ze op en worden ze automatisch doorgerekend.

Als alle cijfers zijn ingevoerd, meldt de vestigingsmanager de begroting gereed voor accordering. In het scherm van de regiomanager is deze statuswijziging direct zichtbaar. De regiomanager opent vervolgens de begroting en kan tot in detail herleiden welke budgetcijfers zijn ingevoerd. Indien nodig kan hij de begroting vrijgeven voor correctie en wijzigingen aanbrengen. Deze wijzigingen zijn ook weer direct zichtbaar in het scherm van de vestigingsmanager.

Op het moment dat de regiomanager alle vestigingsbudgetten heeft geaccordeerd, kan hij het regiobudget gereedmelden voor accordering door het hoofdkantoor. Ook op dat niveau kunnen nog correcties worden aangebracht, die weer onmiddellijk overal zichtbaar zijn. U kunt overigens precies bepalen welke medewerker welke cijfers mag invoeren of wijzigen. Zo kunnen bepaalde cijfers ook van bovenaf worden vastgesteld.

De budgetcijfers van alle vestigingen worden opgeslagen in één centrale database. Deze bevat ook de gegevens van vorig jaar. Daarnaast kunnen regelmatig de gerealiseerde cijfers worden ingelezen, bijvoorbeeld per periode. In Budgetplanner kunt u dan ook steeds de actuele resultaten zien. Als u wilt, kunt u de informatie met een druk op de knop afdrukken, bewaren in een PDF-bestand of exporteren naar Excel. Dat geldt ook voor de overige schermen van Budgetplanner.

Doordat het werken met Budgetplanner vele malen efficiënter is dan met spreadsheets, kan een begroting veel sneller worden gemaakt. Het hele proces van invoeren, corrigeren, en accorderen, kan in principe in een aantal uren worden afgerond. De doorlooptijd is slechts afhankelijk van de beschikbaarheid van de betrokken medewerkers. Bovendien kunt u steeds toezicht houden op de voortgang, zodat u direct kunt ingrijpen bij vertragingen. Met Budgetplanner is het daardoor mogelijk om ook tijdens het lopende jaar de budgetten bij te stellen. Zo kunt u bijvoorbeeld elk kwartaal de begroting afstemmen op de sales forecast, waardoor u nog beter kunt reageren op de ontwikkelingen in uw bedrijf.