Budgetplanner voor overheden

• Overige sectoren

• Processen

• Overheid

• Toepassingen
• Klantcase Belastingdienst
• Klantcase CLO

• Handel en
  (project)industrie

• Financiële sector

• Partners

Download de brochure 'Inforay Budgetplanner voor overheden'

Budgetten raadplegen, begroten en beheren in één scherm

Met Budgetplanner hebt u alle functies voor het raadplegen, invoeren, accorderen, aggregeren en monitoren van budgetten bij elkaar in één toegankelijke webapplicatie. Budgetplanner zorgt er voor dat de budgethouder/-beheerder zijn rol naar behoren kan invullen en kan uw organisatie zeer veel doorlooptijd en capaciteit besparen. Het is een betaalbare oplossing die snel is te implementeren en makkelijk is te onderhouden. Bovendien hebben eindgebruikers geen training nodig om ermee te kunnen werken. Tezamen resulteert dit in een zeer gunstige Total Cost of Ownership.

Moeizaam budgetteren

In veel gemeenten functioneert het systeem voor budgetbeheer gebrekkig, omdat het raadplegen van budgetten meestal niet eenvoudig mogelijk is. De budgethouder/-beheerder heeft bovendien vaak zelf niet de tijd of kennis om in een financieel-administratief systeem zijn budgetten bij elkaar te zoeken. Dat maakt hem dus afhankelijk van anderen. Het beheren van budgetten wordt daarmee vooral het wachten op informatie. Passief in plaats van actief beheer dus.

Ook de totstandkoming van de jaarlijkse (meerjaren)- begroting kost heel veel moeite, heel veel tijd en meestal heel veel spreadsheets. Dit geldt overigens vaak ook voor de begrotingswijzigingen tijdens een boekjaar. Omdat budgetten in regel bottom-up tot stand komen, zijn er veel medewerkers en organisatieonderdelen betrokken bij het begroten en beheren van budgetten. Daar wringt nu net de schoen: iedereen werkt natuurlijk met zijn eigen spreadsheet en dus met zijn eigen werkelijkheid. Nog afgezien van het gevaar van versieverschillen, moeten deze spreadsheets centraal in de organisatie in elkaar worden geschoven.

Dan ontstaan de problemen pas echt: de begroting blijkt niet te sluiten, de verrekeningen lopen niet glad, er is op niet-bestaande of onjuiste rekeningnummers begroot, product X zit in de ene spreadsheet in functie Y en in de andere in functie Z, voor een zelfde nummer blijken verschillende omschrijvingen te bestaan, enzovoort. Met als gevolg eindeloos overleg om duidelijkheid te verkrijgen.

Online overzicht

De Budgetplanner voor overheden is een webapplicatie op basis van monitoringtechnologie die de effectiviteit van uw budgetteringsprocessen op twee manieren vergroot: via het gebruik en via het beheer.

Gebruik:

• Eenvoud: Iedereen in uw organisatie kan zonder training snel budgetten zoeken, inzien en daarvan overzichten maken, zonder daarmee een financiële medewerker lastig te hoeven vallen.
• Real-time en always on: Raadpleeg, begroot en beheer de actuele cijfers op het moment dat u dat uitkomt.
• One-view-benadering: Budgetplanner toont alle cijfers die u nodig heeft om een nieuwe begroting te maken of bestaande budgetten te beheren in één scherm.

Beheer:

• Schaalbaar: Raadplegen en beheren kan op iedere werkplek zonder extra software te installeren.
• Centrale gegevensopslag: Iedereen werkt met dezelfde consistente data.
• Automatische aggregatie: Fouten zijn uitgesloten en managementinformatie komt zonder extra inspanning beschikbaar.
• Regie: Eenvoudig de voortgang van het budgetteringsproces volgen en bij vertraging tijdig ingrijpen.
• Veilig: Per gebruiker kan worden bepaald welke budgetten hij mag raadplegen en/of wijzigen. En Budgetplanner wijzigt nooit rechtstreeks gegevens in uw financieel-administratieve systeem.

Uw nieuwe begrotingsproces

Door de intuïtieve interface is Budgetplanner gemakkelijk te bedienen. De schermen voor het raadplegen en beheren van budgetten bestaan uit drie onderdelen:

• Kolommen met uw actuele budgetcijfers en de reeds hierop verantwoorde bedragen (gekoppeld aan uw financieel-administratieve systeem)
• Kolommen waarin u de cijfers voor de nieuwe begroting c.q. de begrotingswijzigingen kunt invullen of raadplegen
• Een paneel waarmee u binnen de begroting zeer eenvoudige selecties kunt maken (bijvoorbeeld op budgethouder, afdeling, product, enz.)

Zodra een budgetbeheerder begint met het invoeren van budgetcijfers krijgen zijn budgetten de status “Bezig”. Wanneer hij een budget heeft geraamd, plaatst hij een vinkje achter het betreffende budget. Het budget krijgt daarmee de status “Gereed”.

In het scherm van de betreffende budgethouder is deze statuswijziging direct zichtbaar. De budgethouder opent vervolgens zijn begroting en kan tot in detail herleiden welke budgetcijfers zijn ingevoerd of gewijzigd. Indien nodig kan hij de budgetstatus wijzigen om het budget te laten corrigeren door de budgetbeheerder, of zelf wijzigingen aanbrengen. Statuswijzigingen zijn weer direct zichtbaar in het scherm van de budgetbeheerder.

Op het moment dat de budgethouder een budget goedkeurt, geeft hij het de status “Akkoord”. Daarmee meldt hij dit budget van zijn sector/dienst gereed aan bijvoorbeeld het managementteam of de afdeling financiën.

Met Budgetplanner kan een begroting veel sneller worden gemaakt. Het hele proces van invoeren, corrigeren en accorderen kan in principe in een aantal uren worden afgerond. De doorlooptijd is slechts afhankelijk van de beschikbaarheid van de betrokken medewerkers. Bovendien kunt u steeds toezicht houden op de voortgang zodat u direct kunt ingrijpen bij vertragingen.

Lokale rekenkamerfunctie

Bij Budgetplanner zijn optioneel extra schermen leverbaar, waarmee onderzoeken van uw lokale rekenkamer kunnen worden ondersteund: beleidsbegroting, programmabegroting, functionele begroting, verzamel- en consolidatiestaat, analyse van overhead, analyse van personeelslasten en meerjareninvesteringsplanning.

Daarnaast kan het effect van de uitvoering van de aanbevelingen van rekenkameronderzoeken permanent worden gemeten en bewaakt met optioneel leverbare schermen. Hierbij valt bijvoorbeeld te denken aan het permanent monitoren van de kosten van personeel van derden, telefoonkosten, energiekosten, enzovoort.