Bedrijfsprofiel
 VW Telecom is een Nederlands bedrijf met zo'n 1200 medewerkers die werkzaam zijn in een viertal dochterondernemingen in Amersfoort, Houten
en Apeldoorn. VW Telecom maakt onderdeel uit van de VWS organisatie en
is de belangrijkste ontwerper en bouwer van mobiele communicatienetwerken in Nederland. Zij ontwerpen, bouwen en onderhouden infrastructuren die zijn afgestemd op de wensen en behoefte van de klant.
Vraagstelling
De crediteurenadministratie van VW Telecom wordt centraal geregeld en is gevestigd in Drachten. Hier komen dus alle inkoopfacturen binnen voor de totale VW Telecom organisatie. De betaling van deze facturen wordt echter alleen gedaan als de facturen zijn goedgekeurd door de verantwoordelijke manager die veelal op een andere locatie zit. Het echter wel de verantwoordelijkheid van de crediteurenadministratie dat de facturen tijdig worden betaald.
In het verleden had de crediteurenadministratie als taak om kopieën van de facturen te maken en deze te versturen naar de betreffende managers in het land. Na verzending van de kopiefactuur hadden de medewerkers van de crediteurenadministratie geen inzicht in waar en wanneer de factuur werd behandeld en/of goedgekeurd. Dit leidde tot veel telefonisch contact met de leveranciers en tot grote stress binnen de eigen organisatie om de vragen van leveranciers adequaat te kunnen beantwoorden.
Oplossing
Sinds september 2004 maakt VW Telecom gebruik van de Inforay technologie om de verwerking van de inkoopfacturen efficiënter te laten verlopen. Hierbij is het voor de crediteurenadministratie mogelijk om alle inkoopfacturen te blijven volgen als deze voor goedkeuring door de organisatie gaan en te zien wie de factuur in behandeling heeft en in welk stadium de afhandeling zich bevindt.
Binnen de organisatie worden de facturen nu als gescande documenten aan de juiste personen aangeboden. De gescande facturen kunnen online worden opgevraagd; er hoeven dus geen fysieke facturen meer te worden verstuurd.
De factuur komt eerst bij de inkoper terecht om te controleren of het factuurbedrag overeenkomt met de waarde van de geleverde goederen. Als de inkoper de factuur accordeert, wordt de factuur via het systeem automatisch aan de juiste manager aangeboden. Hierbij wordt gekeken welke manager bevoegd is om het bedrag van de factuur te accorderen. Als de factuur vervolgens is geaccordeerd, wordt deze automatisch toegevoegd aan de betalingsbatch zodat de factuur ook daadwerkelijk wordt betaald.
Het is ook mogelijk om de factuur handmatig in de betalingsbatch toe te voegen als de crediteurenadministratie hiervoor nog specifieke handelingen moet verrichten of als de vervaldatum van de factuur apart moet worden bewaakt. Uiteraard ondersteunt het systeem ook de procedure wanneer er geen goedkeuring kan plaatsvinden of als er creditnota's moeten worden ontvangen.
Met de Inforay technologie is er bovendien de mogelijkheid om naast de standaard Monitors die zijn gemaakt ter ondersteuning van het proces, later nog eigen specifieke Monitors te maken om meer informatie te krijgen over de facturen.
Resultaten
Inforay Inkoopfactuurcontrole geeft de medewerkers van de crediteurenadministratie de mogelijkheid om de flow van de inkoopfacturen binnen de organisatie nauwgezet te volgen. Daarnaast krijgen de decentrale medewerkers alle relevante informatie over de facturen, zodat het accorderingsproces soepel en snel kan verlopen. Men kan bijvoorbeeld direct de gegevens van de bijbehorende inkooporders en/of projecten opvragen, zodat de bestellingen snel kunnen worden vergeleken met de ontvangen inkoopfacturen.
Daarnaast blijkt het heel eenvoudig om de standaard Monitors van Inkoopfactuurcontrole uit te breiden met nieuwe informatie, zodat zeer snel in veranderende informatiebehoeften kan worden voorzien.
Succesfactoren
-
De facturen komen altijd volgens het gedefinieerde autorisatieschema bij de juiste personen terecht. Deze personen krijgen direct inzicht in de voor hen relevante gegevens om de inkoopfacturen te kunnen beoordelen.
-
De verwerking van de inkoopfacturen is nu volledig transparant en vergt minder tijd van de crediteurenadministratie en de decentrale medewerkers, omdat zij nu direct alle informatie via Monitors ter beschikking hebben en niet apart hoeven te zoeken in mappen of andere systemen.
-
Met weinig tijdsinspanning zijn bestaande overzichten eenvoudig te wijzigen en nieuwe overzichten gemakkelijk toe te voegen.
-
Mensen die zelf Monitors willen maken, kunnen dit al doen na één dag training te hebben gevolgd bij Inforay. Daar hoeft verder geen techneut tussen te zitten en dat scheelt veel tijd.
-
Binnen een doorlooptijd van anderhalve maand was deze toepassing gereed.
-
De huidige opzet kan snel en eenvoudig worden uitgebreid tot een bredere workflow applicatie waarin de verwerking van het volledige documentenverkeer kan worden beheerd, zowel binnen een organisatie als naar externen. Dit leidt al gauw tot grote besparingen in manuren.
|
