Inforay Inkoopfactuurcontrole

• Overige sectoren

• Processen

• Budgetplanner
• Consolidatie
• Inkoopfactuurcontrole
• Planbord
• Telray

• Overheid

• Handel en
  (project)industrie

• Financiële sector

• Partners

Download de brochure 'Inforay Inkoopfactuurcontrole'

Online controleren en fiatteren

Voor bedrijven met een centrale financiële administratie en een decentrale fiatteringstructuur, is Inkoopfactuurcontrole een kostenbesparende uitbreiding op financiële pakketten zoals Baan, SAP en dergelijke, waarmee inkoopfacturen eenvoudig online kunnen worden gecontroleerd en gefiatteerd. Inkoopfactuurcontrole maakt gebruik van de ingevoerde factuurgegevens uit uw financiële pakket, met daaraan gekoppeld een scan van elke factuur. Facturen hoeven niet langer te worden rondgestuurd en kunnen dus niet zoekraken. Bovendien kunt u de voortgang van de verwerking online volgen en dus snel ingrijpen bij vertragingen. Door een snellere verwerking kunt u facturen sneller betalen en daarvoor betalingskorting bedingen bij uw leveranciers. Inkoopfactuurcontrole is een doelgerichte oplossing met lage investeringskosten en een hoog rendement, waardoor de werkdruk van uw financiële administratie aanzienlijk wordt ontlast.

Onder op de stapel

De telefoon gaat. Aan de lijn een ontevreden leverancier die vraagt wanneer zijn factuur eindelijk wordt betaald. Tja, die factuur, waar zou die zijn gebleven? Via de centrale administratie, de interne postkamer, de receptie op de vestiging en de controlemedewerker, eindigt het spoor in de papierberg op het bureau van de procuratiehouder. Maar die zal de factuur nu meteen aftekenen en terugsturen. Herkenbaar? Vast wel, als in uw bedrijf inkoopfacturen centraal binnenkomen, maar op de vestiging of afdeling moeten worden gecontroleerd en gefiatteerd.

Op de hierboven geschetste manier, duurt de verwerking van een enkele inkoopfactuur dagen, zo niet weken. Ook het e-mailen van gescande facturen biedt geen soelaas. Weliswaar raken facturen dan niet meer zoek, maar u heeft nog steeds geen inzicht in het verwerkingsstadium waarin een factuur zich bevindt en bij wie een eventuele vertraging optreedt. Het niet tijdig betalen van facturen kost u niet alleen kredietbeperkingstoeslag of misgelopen betalingskorting, maar op den duur wellicht ook uw relatie met de leverancier. Terwijl dat makkelijk is te voorkomen.

Boven op de voortgang

Met Inkoopfactuurcontrole slaat u twee vliegen in één klap. U hoeft geen facturen meer rond te sturen en u heeft bovendien voortdurend inzicht in het actuele verwerkingsstadium van elke factuur. Mocht er ergens een vertraging optreden, dan weet u meteen wie u daarop kunt aanspreken. De gehele verwerking van een factuur gebeurt online en is dus ook online te volgen.

Inkoopfactuurcontrole is een webapplicatie op basis van Inforay monitoringtechnologie. Via het informatiemodel, de X-Ray, wordt een directe koppeling gemaakt met de database van uw financiële pakket, zodat u factuurgegevens maar één keer hoeft in te voeren. Aan deze gegevens wordt in Inkoopfactuurcontrole een scan gekoppeld van elke factuur. Vervolgens kunnen de facturen online worden gecontroleerd en gefiatteerd door de betreffende medewerkers. Vanaf elke plaats en op elk gewenst moment. Een factuur kan zo vele malen sneller worden afgehandeld en betaald. Dat scheelt niet alleen boze telefoontjes, maar u kunt daarvoor bovendien aantrekkelijke kortingen bedingen bij uw leveranciers.

De gegevens in Inkoopfactuurcontrole worden in een aparte tabel opgeslagen, dus de oorspronkelijke factuurgegevens blijven altijd intact. Er hoeft ook niets te worden aangepast in uw financiële pakket. De investeringskosten voor Inkoopfactuurcontrole zijn bovendien laag, omdat het snel is te implementeren.

Intuïtief en intelligent

Door de intuïtieve interface is Inkoopfactuurcontrole gemakkelijk te bedienen. U kunt er zo mee aan de slag. Het product bestaat eigenlijk uit drie monitors: één voor de crediteurenadministratie, één voor de medewerker die de factuur moet controleren, en één voor de procuratiehouder. De verwerking van een factuur begint op de crediteurenadministratie. Nadat de factuur is ingevoerd in het financiële pakket, koppelt de administratiemedewerker in Inkoopfactuurcontrole de juiste scan aan de factuur. Scans kunnen in een centrale map worden opgeslagen, of in een map per medewerker. Uiteraard heeft elke medewerker wel toegang tot de mappen van andere medewerkers, zodat er bij ziekte of verlof geen facturen blijven liggen.

Het koppelen van een scan aan de bijbehorende gegevens in het financiële pakket gebeurt door de juiste mutatiesoort en het juiste documentnummer in te voeren. De administratiemedewerker kruist vervolgens de controlereden aan en kan eventueel nog commentaar toevoegen. Op basis van de gegevens in het financiële pakket, komt de factuur dan automatisch terecht bij de juiste controlemedewerker.

De controlemedewerker krijgt in een uitgebreid scherm alle factuurdetails te zien, waaronder de leveranciergegevens. Daarnaast kan hij de factuurscan en de boekingen opvragen. Hij kan de factuur vervolgens goedkeuren of afkeuren. Een afgekeurde factuur komt weer terug bij de crediteurenadministratie, een goedgekeurde factuur komt op basis van de hoogte van het factuurbedrag automatisch terecht bij de juiste procuratiehouder.

Voor de procuratiehouder zijn dezelfde factuurdetails beschikbaar als voor de controlemedewerker. Ook hij kan de factuur goedkeuren of afkeuren onder opgaaf van reden en met toevoeging van eventueel commentaar. Afgekeurde facturen gaan terug naar de controlemedewerker. Goedgekeurde facturen worden ten slotte door de crediteurenadministratie betaalbaar gesteld en afgehandeld. Op basis van de hoogte van het factuurbedrag wordt een factuur ingedeeld bij automatisch of handmatig te betalen facturen. Eventueel kunnen deze gegevens in een batch job worden teruggekoppeld naar het financiële pakket.

Op de crediteurenadministratie kan de verwerking van een factuur nauwlettend worden gevolgd. Voor elk factuurstadium kunnen medewerkers een overzicht opvragen. Dit overzicht toont onder andere de datum dat een factuur in behandeling is gegeven en welke controlemedewerker ermee bezig is. Daarnaast zijn voor de crediteurenadministratie een aantal extra overzichten beschikbaar, waaronder de afgekeurde en te betalen inkoopfacturen. Procuratiehouders kunnen, naast de te verwerken facturen, ook een overzicht opvragen van de facturen die in behandeling zijn gegeven aan controlemedewerkers. Zo is het proces van factuurverwerking beter te bewaken en wordt de tijd die ermee is gemoeid sterk verkort.