• Zorgsector

• Waarom Inforay

• Toepassingen

• Klanten

• Klantcase Laurens

• Partners

Bedrijfsprofiel

LAURENS is een organisatie van wonen, diensten en zorg voor met name ouderen. Laurens biedt zorg- en dienstverlening in 6 verpleeghuizen, 11 verzorgingshuizen, 18 woongebouwen en daarnaast in de thuissituatie bij heel veel zelfstandig wonende ouderen in het Rotterdamse en omgeving. Binnen het concern zijn bijna alle denkbare vormen van ouderenzorg beschikbaar. Veel van de woongebouwen waar Laurens zorg geeft zijn eigendom van de eigen woningcorporatie Laurens Wonen. De omzet bedroeg in 2006 zo om en nabij 160 miljoen euro bij een balanstotaal van 200 miljoen.

Informatievraag

Een grote organisatie als Laurens heeft te maken met een complexe informatievoorziening, zowel intern als extern gericht. De interne informatievoorziening is gericht op het goed draaien als organisatie. 7000 medewerkers en 1000 vrijwilligers moeten dag in dag uit de goede informatie hebben om te kunnen werken, hun werkzaamheden moeten kunnen worden gedeclareerd, en de leiding moet overzicht hebben over wat er gebeurt.

De externe informatievoorziening is gericht op het onderhouden van relaties met derden. Laurens heeft relaties met 2 zorgkantoren, 6 gemeenten, het CIZ, 6 ziekenhuizen, 180 huisartsen, 8000 cliënten, waarvan 3000 huurders, en een markt met 100.000 potentiële klanten. En al die relaties wil Laurens blij maken met juiste informatie die op hun maat is gesneden.

Uitdagingen voor een goede informatievoorziening

Marc Scholten, bestuurder Laurens: “De uitdaging en de kunst van een goede informatievoorziening is niet om de juiste gegevens vast te leggen, maar om vastgelegde gegevens op een zodanige manier uit alle beschikbare databases te krijgen dat je elke relatie die informatie kunt bieden die hij wil, in zijn formaat, in zijn layout, op zijn aggregatieniveau. En dat dat een uitdaging en kunst is, kan ik u verzekeren.”

“Hierbij loop je echt tegen de grenzen aan van de fragmentarische automatiseringsopzet. Pakketgebonden rapportgeneratoren zijn niet gebruikersvriendelijk en bieden geen inzicht in kruisverbanden. Wij zijn dan ook tot de slotsom gekomen dat het onverstandig is om onze kaarten te zetten op het gebruik van deze pakketgebonden rapportgeneratoren als basis voor je informatievoorziening aan interne en externe relaties. We moeten daarvoor een heel andere richting in gaan.”

Waarom Inforay?

Marc Scholten: “Na lang zoeken en oriënteren hebben we het schilprogramma van Inforay aangeschaft. Ik noem het een schilprogramma. De leveranciers geven er andere benamingen aan, data warehouse, Business Intelligence. Maar ik noem het een schilprogramma omdat het precies aangeeft wat dit programma doet: het wordt als een schil rondom de hele softwareconfiguratie gelegd. Dit programma maakt een verbinding met de databases die je nodig hebt, haalt daar de gegevens uit, maar kan ook gegevens daarin wegschrijven.”

“Een heel belangrijk gevolg van het gebruiken van het schilprogramma is dat je hierdoor de structuur van je applicaties ordent. Je raakt al die losse koppelingen kwijt. Elke applicatie wordt gekoppeld aan het schilprogramma en dat zorgt ervoor dat de gegevens op de plekken komen waar ze nodig zijn.”

Het schilprogramma van Inforay heeft een aantal grote voordelen bij het maken van rapporten:

• Het is niet gebonden aan de toepassingssoftware. Elke database die je aanwijst is ontsluitbaar en de gegevens tussen verschillende databases zijn te combineren als zij eenzelfde sleutel gebruiken (bijvoorbeeld het personeelsnummer in het roosterpakket is hetzelfde als het medewerkernummer in de productieregistratie).

• Het is gebruikersvriendelijk. Als de databases waarover je wilt rapporteren gekoppeld zijn aan de schil dan is het een fluitje van een cent om nieuwe rapporten te maken.

• Je kunt toegangsrechten verlenen op welk niveau inloggers het programma kunnen binnenkomen; het hoofd keuken van S&A ziet bijvoorbeeld alleen zijn eigen gegevens.

• Je kunt downdrillen tot op het laagste niveau, een factuur, een medewerker of een klant. Het downdrillen geeft de mogelijkheid om van globaal naar specifiek te gaan en sluit zo aan bij de gedachtengang van de manager: je kunt doorvragen op afwijkingen, zonder te verdwalen in stapels overbodige gegevens.

• De informatie verschijnt op scherm bij de gebruiker, waardoor het logistieke probleem om de informatie te verspreiden aan de juiste relaties wordt vermeden.

• De applicatie is web-based. Dat wil dus ook zeggen dat je de overzichten makkelijk op het internet of extranet kunt krijgen.

De schil ook voor externe relaties

Laurens heeft Inforay tot nu toe vooral gebruikt als koppelinstrument tussen applicaties en als hulpmiddel om de budgethouders in de organisatie te informeren over de stand van zaken in hun organisatieonderdeel op het terrein van financiën, productie en personeel.

Marc Scholten: “Dit is heel praktisch, werkt efficiënt en prima. Nu kijken we naar de mogelijkheden om voort te bouwen op deze successen op het terrein van de externe relaties. Want de combinatie schilprogramma en internet biedt een scala van mogelijkheden voor mijn informatievoorziening aan externe relaties. Via het internet kunnen relaties in de voor hun bestemde rapporten kijken, zonder dat wij die steeds opnieuw apart moeten maken. Door het definiëren van hun toegangsrechten en het eenmaal bouwen van een rapport-layout kunnen ze altijd de meest actuele gegevens zien, of gegevens uit een willekeurige periode uit het verleden. Bovendien kunnen relaties ons via het internet gegevens aanleveren die wij via het schilprogramma in onze databases kunnen opnemen.”

Met de schil van Inforay is het mogelijk het beleid rondom de functionele applicaties die je gebruikt ter ondersteuning van uitvoeringsprocessen, los te koppelen van het beleid rondom de informatievoorziening, intern en extern. Enerzijds heb je applicaties die je kiest omdat zij de gewenste functies adequaat uitvoeren en gegevens op een ordelijke manier opslaan in een database, anderzijds heb je een schilprogramma dat op een eenvoudige wijze de gegevens ontsluit voor al je relaties, intern en extern.